报销时财务部门编制转账凭证，其借方科目与定额备用金报销时间相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金。

    借：管理费用  

          库存现金  

        贷：其他应收款 — 备用金（行政科）