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差旅费包括用于出差旅途中的费用支出,包括购买车、船、火车、飞机的票费、住宿费、伙食补助费及其他方面的支出。
出差人员出差前预借差旅费时,此时尚未出差,费用没有发生,只是出差人员欠了单位一笔钱,属于单位的一项债权,通过“其他应收款”科目核算,债权(资产)增加记入借方。
出差报销时,差旅费用已经发生,差旅费一般列入管理费用,费用增加记入借方。报销时单位收回原借支余款或者补付了出差人员垫付的差额,表示原借支款已经结清,即单位应收个人的款项已经收回,故记入“其他应收款”账户的借方,表示资产减少。
(1)预借时:
借:其他应收款
贷:现金
(2)报销时:
借:管理费用(实际发生的差旅费)
贷:其他应收款(出差前预借的款项)
借或贷:现金(预支和实际发生的差额)