报销时财务部门编制转账凭证，其借方科目与定额备用金报销时间相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。

    借：管理费用   

        贷：其他应收款 — 备用金（行政科）

               库存现金